Tous les frais réels déductibles des impôts! Règles et calculs pour les kilomètres, repas, vêtements, déménagements, ordinateurs ….

Mise à jour : Avril 2019.

Tout salarié à la possibilité de baisser son impôt en déclarant les frais réels qu’il supporte réellement pour le travail. Une démarche souvent mal réalisée car bon nombre de contribuables ne savent pas ce qu’ils ont le droit d’enlever. Les frais réels ne se limitent pas aux kilomètres et repas, plus de 20 postes différents existent. Qui plus est, certaines professions comme les musiciens, enseignants, infirmières, vendeurs à domicile et bien d’autres ont droit à des déductions spécifiques à leur profession. Les stagiaires et personnes en recherche d’emploi sont aussi concernés. Je me propose de revenir sur les frais réels les plus courants avec la démarche à suivre pour le calcul et les justificatifs à conserver pour faire face à un contrôle. Une vidéo reprenant l’ensemble des frais réels existant est jointe en fin d’article; vous y trouverez également les liens vers les textes en vigueur et les jurisprudences. Nous verrons en fin d’article qu’il reste primordial d’optimiser les frais réels avec l’impôt à la source et l’année de transition sans impôt.

Frais réels sur la déclaration d’impôt

Le fisc offre un abattement de 10% sur les salaires avant impôt car il considère que tout français supporte des charges pour aller au travail. Le contribuable a la possibilité de refuser cette déduction de 10% afin d’enlever les frais qu’il paie réellement. Il doit alors remplir la case 1AK en indiquant le total des frais supportés. Lors de la déclaration en ligne, il vous sera demandé le détail du calcul qui vous a permis de trouver la somme remplie en case 1AK. Il n’est pas nécessaire de joindre de justificatifs, vous devez simplement les conserver trois ans en cas de contrôle. Les frais réels doivent systématiquement être étudiés si vous avez des revenus modestes : il est plus facile de dépasser 10% de 20 000 € que 10% de 60 000 €. Les contribuables qui perçoivent moins de 30 000 € sont régulièrement gagnants avec le choix des frais réels.
Sachez que si vous ne payez pas d’impôt, il est primordial d’étudier les frais réels malgré tout. Une déduction importante des frais réels aura pour effet de baisser votre revenu fiscal de référence (RFR)! Nous avions vu les bienfaits d’une baisse du RFR sur vos aides sociales et sur les abattements potentiels de votre taxe d’habitation.

Les frais réels connus : kilomètres et repas

Comment déduire les frais réels de transport des impôts?

Un barème kilométrique est mis à disposition du contribuable chaque année pour qu’il puisse calculer le coût des transports pour aller au travail et le déduire des impôts. Pour connaître le nombre de kilomètres parcourus, il faut retenir un aller-retour par jour travaillé sur l’année (lieu de travail – domicile). Le fisc a placé un maximum à 40km aller (soit 80km déductibles par jour travaillé). Si vous habitez à plus de 40km de votre lieu de travail, vous devez déclarer 80km maximum ou répondre à une des conditions suivante pour pouvoir aller au-delà :
        – Le seul emploi trouvé est à plus de 40km de votre domicile;
        – Vous occupez un emploi précaire;
        – Vous êtes éloigné suite à une mutation professionnelle; 
        – Votre conjoint (concubin/pacsé/marié) travaille près de votre lieu d’habitation;
        – Vous avez un enfant ou un proche malade ou handicapé.

Le barème kilométrique pour 2019 est le suivant : 

Exemple : Monsieur Corrigetonimpôt travaille à 50km de chez lui. Il a été employé 200 jours sur l’année 2018 et ne répond pas aux conditions permettant de déduire plus de 40km. Sa voiture fait 5 chevaux fiscaux. Que va t’il faire lors de sa déclaration 2019 sur les revenus 2018?

1) Distance parcourue : Mr est plafonné à 40km aller soit 80km aller-retour par jour travaillé. 80 * 200 = 16 000 km.
2) La distance parcourue est comprise entre 5 001 et 20 000 km, Mr se situe dans la troisième colonne du tableau. Il va donc utiliser le calcul « 0.305 * d + 1 188 » où d est la distance. 0.305*16000+1 188= 6 068 €.

Monsieur pourra donc déduire 6 068 € des impôts via les frais réels pour ce qui concerne les transports. A ce montant, vous pouvez également ajouter les frais de stationnement (garage, parking), les péages si vous empruntez l’autoroute et les intérêts du prêt au prorata de l’utilisation professionnelle si vous avez acheté la voiture à crédit. Pour aller plus loin et si vous avez un changement de véhicule dans l’année, j’ai détaillé plusieurs calculs ici : tout sur l’utilisation du barème kilométrique pour les impôts 
Enfin, vous pouvez opter pour un second barème kilométrique que vous trouverez en fin d’article. Il est moins attractif mais permet au contribuable de déduire les charges réellement supportées : assurance, réparation… Une option intéressante pour ceux qui optent pour la location d’une voiture en LOA.

Déduire les repas aux frais réels : attention au calcul!

L’administration fiscale autorise le contribuable à déduire les repas dans une certaine mesure. Elle considère que le prix d’un repas équivaut à 4.80€ ( pour l’impôt 2019 sur les revenus 2018). Attention pour autant, cela ne sous-entend pas que vous pouvez systématiquement déduire 4.80 € de vos impôts par jour travaillé! Les règles sont les suivantes :
– Vous pouvez rentrer à pied : impossible de déduire les frais de repas.
– Si vous ne rentrez pas à midi (travail éloigné du domicile), que vous n’avez pas de cantine sur votre lieu de travail  : vous pouvez déduire 4.80 € par jour travaillé.
– Même situation mais vous allez tous les jours au restaurant : système peu intéressant car au lieu d’enlever 4.80€, ce sera « prix du restaurant – 4.80 ».
– Vous avez une cantine sur votre lieu de travail : vous pouvez déduire « le prix de la cantine – 4.80 ».
Enfin pour toutes les situations, il faut aussi soustraire la participation de l’employeur aux tickets restaurants. Quelques cas pratiques pour y voir plus clair.

Exemple : 
1) Madame Corrigetonimpôt reste manger tous les midis au travail. Elle apporte son repas car il n’y a pas de cantine. Elle a 8 € de tickets restaurants que son employeur finance à hauteur de 4 €.
Déduction repas : 4.80 – 4 = 0.80 € par jour travaillé.

2) Monsieur a une cantine sur son lieu de travail qui coûte 5 €.
Déduction repas : 5 – 4.80= 0.20€ par jour travaillé.

3) Monsieur n’a ni cantine, ni tickets restaurants. Au lieu d’amener son repas, il va tous les jours au restaurant où il paie 8 €.
Ici Monsieur a deux possibilités :
1) Déduction repas forfait : 4.80€ par jour
2) Déduction repas restaurant : 8 – 4.80= 3.20€ par jour.
Il va choisir la première solution, pas besoin de conserver les factures.

Vous l’aurez compris, dès lors que vous avez une cantine sur place ou des tickets restaurants, la déduction des repas de vos impôts vous concerne rarement. Dans le cas contraire, vous pourrez ajouter 4.80€ par jour travaillé au frais kilométrique obtenus précédemment. Ne vous arrêtez pas là, prenez le temps de lire les frais suivants qui concernent chacun à un moment ou un autre de la vie et qui sont aussi déductibles des impôts dans les frais réels. Pour 2019 (donc la déclaration d’impôt 2020 l’an prochain), le prix du repas passe à 4.85 €.

Enseignants, journalistes, musiciens, vendeurs…. une baisse des impôts avec la troisième catégorie de frais réels.

L’administration fiscale autorise la déduction de frais spécifiques pour les personnes qui ont besoin d’un bureau à domicile pour travailler. Une niche fiscal très attractive qu’il serait dommage d’oublier. Le texte précise que : « il s’agit des professions entraînant des travaux d’étude (artistes musiciens par exemple), de recherche (enseignants, journalistes…) de gestion ou de création (activités liées à la bureautique à domicile, fabrication à domicile…). Il peut également s’agir d’un local spécifique (stockage de produits de démonstration, d’échantillons ou de marchandises utilisées notamment par un VRP) ». N’hésitez pas à consulter les textes que je joins en fin d’article pour voir si vous répondez bien aux conditions nécessaires. Deux nouveaux postes de frais déductibles des impôts (et pas de moindres!) vous sont alors accessibles.

Déduction des frais du local ou de la pièce

Pour calculer les frais engendrés par le local, le contribuable doit d’abord déterminer le prorata de la pièce par rapport à sa maison. Par exemple si le bureau fait 10m² pour une maison de 100m², le local représente 10% de la maison. Dans le cas d’un petit studio, la surface calculée au prorata doit représenter 50% maximum.
Une fois le pourcentage établi, il est alors possible de déduire au prorata les charges suivantes :
– les travaux effectués,
– la taxe foncière,
– la taxe d’habitation,
– les loyers et les charges de copropriété,
– les dépenses courantes : chauffage, électricité, ramonage, frais de nettoyage ect….
– intérêts d’emprunt si prêt pour faire des travaux dans la pièce ect…

Exemple : Mr Corrigetonimpôt est enseignant et n’a pas de bureau personnel sur son lieu de travail. Il est donc obligé de travailler chez lui. Sa pièce utilisée pour le travail représente 20% de la maison. Sur l’année, il a payé 1 000 € d’impôt locaux, 300 € de factures EDF et 10 000 € de loyers. Il peut ajouter aux frais réels :
20% * 1000 + 20% * 300 + 20% * 10 000 = 2 260 €

Vous l’aurez compris, les déductions grimpent très vite ce qui amène une baisse conséquente de l’impôt. Prenez bien le temps de vous assurer en amont (via les textes joints) que vos conditions de travail vous permettent d’être éligible à ces frais déductibles. Si vous avez un emploi spécifique qui n’est pas prévu par les textes, il suffit d’interroger le fisc depuis votre espace en ligne « impôt.gouv » pour savoir s’il autorise la déduction des frais de locaux pour votre métier. Vous trouverez ici le moyen de contacter rapidement en ligne le centre des impôts en charge de votre dossier : Comment contacter rapidement par écrit les impôts en leur posant une question?

Matériel informatique, meuble et fourniture aux frais réels!

Le cadeau fiscal ne s’arrête pas là. Pour travailler à domicile, les professionnels concernés ont besoin de meubles (bureau, fauteuil, rangement…), de fournitures (stylos, agrafeuse….) et de matériel informatique (ordinateur, téléphone portable, logiciel, imprimante…). Dans la mesure où le prix unitaire de chaque objet est inférieur à 500€, le contribuable peut l’intégrer dans les frais réels. Notez que si le prix de l’objet dépasse 500 €, il faut alors déduire une annuité sur plusieurs périodes. Par exemple, on a la possibilité d’amortir le prix des ordinateurs sur trois ans (1/3 de la valeur chaque année pendant trois ans dans les frais déductibles). Enfin si il n’est pas possible de calculer une annuité, seule la dépréciation est déductible au lieu du prix d’achat…. c’est à dire la différence entre le prix d’achat et la valeur de l’objet au 31 décembre.

Exemple :  Notre Mr de l’exemple précédent achète un ordinateur 600 €, une imprimante 100 €, 50 € de fournitures et un bureau 400 €. 
Mr peut déduire tous les achats sauf l’ordinateur (supérieur à 500 €) qu’il doit répartir sur 3 ans. Le calcul des frais réels sera :
600/3+ 100 + 50 + 400 = 750 €.

Il est entendu que les objets doivent être en rapport direct avec la profession et réservé à son usage. Si l’usage n’est pas exclusif (par exemple vous utilisez l’ordinateur à 50% pour le travail et 50% pour le perso), il faut alors déduire le prorata réservé au professionnel seulement (soit 50% du prix de l’ordinateur ici).
Bien entendu, il faut conserver chaque facture et tout justificatif en cas de contrôle (que ce soit pour le matériel mais également edf, chauffage, taxe foncière… pour le local).

A chaque déménagement, pensez à vos frais réels!

Pour tous les frais avancés, il est évident que si votre employeur vous rembourse le montant payé, il est impossible de les ajouter aux frais réels. Cette règle est à connaitre principalement pour les frais de déménagement mais vaut aussi pour d’autres comme les transports vus précédemment. Lorsqu’un nouvel emploi ou une mutation professionnelle vous oblige à déménager, une nouvelle catégorie de frais réels apparaît. Il devient possible de déduire des impôts aux frais réels :
– les dépenses des trajets supportés pour le transport des personnes;
– les dépenses des trajets supportées pour le transport des cartons;
– les paiements effectués auprès d’une société de déménagement.
Le barème kilométrique vous permettra de connaître le montant à déduire et il faut conserver la facture si vous faites appel à une société. Notez ici que les jurisprudences ont précisé qu’il est interdit de déduire les frais d’équipements de la nouvelle maison : rideaux, peinture ect…

Votre travail vous oblige à avoir deux maisons : les frais de double résidence sont pour vous.

Certaines personnes travaillent si loin de leur domicile qu’elles sont obligées de louer ou d’acheter un bien supplémentaire pour y vivre la semaine. Le fait de devoir habiter hors de la résidence principale pour le travail vous rend éligible aux frais de double résidence. Une fois encore, consultez bien les textes en amont afin de vérifier que vous répondez aux conditions. Les frais déductibles subissent alors quelques modifications :
– Le contribuable peut comptabiliser un aller-retour par semaine seulement;
– En revanche, il peut déduire deux repas par jour;
– Si il est locataire, il peut intégrer les loyers payés dans les frais déductibles;
– Si il a acheté un bien à crédit proche du travail, il peut ajouter les intérêts d’emprunt du prêt dans les frais.

Stagiaire, étudiants, recherche d’emploi : des frais spécifiques à déduire même si vous ne payez pas d’impôt.

Le fisc considère que l’on peut déduire les frais de formation si la formation sert à trouver, garder ou améliorer son travail. Vous pourrez ainsi déduire les frais d’inscription, les frais de déplacements, les frais d’impression et d’envoi de documents ainsi que les dépense auprès d’organismes comme le CNED. On peut illustrer cela avec quelques exemples concrets :
– une personne qui suit une formation pour devenir pâtissier peut déduire ses dépenses;
– un professeur supporte des coûts pour l’impression et la diffusion de sa thèse. Cette dernière aura une influence sur le futur travail du contribuable qui peut ajouter le montant des charges (impression….) dans ses frais réels.
– Un artiste peut inclure les cours de chant ou de danse dans les frais.

Les frais de stage et de recherche d’emploi suivent le même schéma. Que ce soit l’impression des CV/lettres de motivations, les déplacements en entretien via le barème kilométrique ou les frais téléphoniques/envois de courriers; ils sont tous déductibles dans les frais réels. Une opportunité à saisir même si votre impôt sur le revenu est de 0 €. Vous pourrez baisser votre revenu fiscal de référence ce qui permettra d’alléger votre taxe d’habitation et d’augmenter vos aides sociales (RSA, allocations logements …).

Quelques professions seulement pour les vêtements et le pressing!

Souvent source d’erreur, bon nombre de contribuables pensent à tort qu’ils peuvent intégrer les achats de vêtements ou les frais de pressing. C’est le cas notamment des hommes contraints de porter costume-cravate qui n’ont pas le droit à cette déduction.
Les textes sont très clairs, certaines professions seulement peuvent ajouter les frais vestimentaires dans leurs frais réels :
– vêtements de travail portés par les ouvriers (bleus de travail, souliers spéciaux…);
– collants, justaucorps, pointes… des artistes chorégraphiques;
– costume officiel des membres de l’université, équipement et tenue des officiers, uniforme des préfets et robe des magistrats;
– chemises blanches des maîtres d’hôtel;
– combinaison des moniteurs de ski.
Si vous êtes concernés, vous avez droit de comptabiliser le prix d’achat mais également le coût de l’entretien et du blanchissage. Toute autre profession n’est pas éligible aux frais vestimentaires et s’expose à un redressement en les ajoutant. Le bulletin officiel des finances publiques est très clair : « … les contribuables qui ne sont pas tenus par leur profession au port de vêtements spéciaux mais portent des vêtements d’un usage courant, ne peuvent déduire de dépenses à ce titre ».
Sachez également que les textes ne font aucune mention d’une éventuelle possibilité de déduire les frais de coiffeur, maquillage ect…

Frais déductibles en vrac

La liste des frais déductible est longue et ne s’arrête pas là. Je peux citer les dépenses suivantes que je n’ai pas évoqués et qui sont déductibles :
– les cotisations syndicales;
– Les frais de mission : toutes les dépenses non remboursées par l’employeur sur un déplacement en congrès (hôtel, kilomètre, repas…);
– Les frais de procès;
– Les professions en astreinte de nuit ont droit à plusieurs repas et plusieurs allers-retours par jour;
– Les frais de documentation pour certaines professions (revues, journaux…)
– Les professions artistiques (musiciens, sculpteurs, danseurs….) bénéficient de frais déductibles spécifiques selon chaque situation.

Si vous n’êtes pas certain de votre calcul, que vous avez peur de faire une erreur ou que vous envisager de « gonfler » vos frais réels, nous avions vu dans cet article que le risque est limité au vu des majorations raisonnables sur un contrôle fiscal.

Enfin, le traitement fiscal des frais réels sera différent pour la déclaration 2019 des revenus 2018 avec la fameuse année blanche et la mise en place du prélèvement à la source. J’ai expliqué le fonctionnement et les stratégies ici : faut-il déduire les frais réels des salaires de 2018? Est-ce utile avec l’année blanche et le prélèvement à la source?Comme expliqué, il reste très intéressant de déclarer un maximum de frais réels malgré l’annulation de l’impôt. Après cette année, la déduction reviendra à un fonctionnement classique. 

Vous retrouvez le détail des calculs, l’ensemble des frais, les textes en vigueur et les jurisprudences dans notre vidéo. Les textes en vigueur sont aussi joints sous la vidéo.

Les textes en vigueur sont les suivants :

– Frais km, repas, mission, double résidence, déménagement : BOI-RSA-BASE-30-50-30-20-20170224

– Frais de locaux à domicile et frais professions artistiques : BOI-RSA-BASE-30-50-30-30-20170621

– Frais de vêtements, stage, formation, fournitures et mobiliers, divers : BOI-RSA-BASE-30-50-30-40-20170920

– Second barème kilométrique moins avantageux : BOI-BAREME-000003-20180207